Polisi Preifatrwydd

Mae Stori wedi llofnodi Addewid Gwybodaeth Bersonol Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO), ac rydym yn addo y byddwn yn gwneud fel a ganlyn:

yn gwerthfawrogi’r wybodaeth bersonol a ymddiriedir i ni gan sicrhau ein bod yn parchu’r ymddiriedaeth honno;
yn mynd ymhellach na llythyren y ddeddf yn unig wrth drafod gwybodaeth bersonol, gan fabwysiadu safonau ar gyfer arferion da;
yn ystyried y risgiau i breifatrwydd yn gyntaf gan roi sylw i’r risgiau hynny wrth gynllunio i ddefnyddio neu gadw gwybodaeth bersonol mewn ffyrdd newydd, megis wrth gyflwyno systemau newydd;
yn agored gydag unigolion ynghylch sut rydyn ni’n defnyddio’u gwybodaeth ac i bwy y byddwn yn ei rhoi;
yn ei gwneud yn hawdd i unigolion weld eu gwybodaeth bersonol a’i chywiro;
yn cadw cyn lleied â phosibl o wybodaeth bersonol gan ei dileu pan na fydd ei hangen mwyach;
yn sefydlu dulliau diogelu effeithiol er mwyn sicrhau bod gwybodaeth bersonol yn cael ei chadw’n ddiogel ac nad yw’n syrthio i’r dwylo anghywir;
yn darparu hyfforddiant ar gyfer staff sy’n trafod gwybodaeth bersonol a’i drin fel mater disgyblu os byddan nhw’n ei cham-drin neu’n methu â gofalu amdani’n iawn;
yn trefnu adnoddau ariannol ac adnoddau dynol priodol i ofalu am wybodaeth bersonol i sicrhau ein bod yn gwired-du’n haddewidion; a
yn gwirio’n rheolaidd ein bod yn gwireddu’n haddewidion gan gyflwyno adroddiad ar sut rydyn ni’n gwneud.

Os hoffech gael copi o’n polisïau Diogelu Data, Cais Gwrthrych Data neu Fynediad Diawdurdod at Ddata, cysylltwch ag aelod o’r staff.

Sut a pham yr ydym yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol

Beth yw “gwybodaeth bersonol”?

Mae gwybodaeth bersonol yn ddata y mae Stori yn eu cadw amdanoch chi, ac sy’n cael eu defnyddio i’ch adnabod. Mae hyn yn cynnwys eich enw, eich dyddiad geni a’ch cyfeiriad, ynghyd â phethau tebyg i fanylion iechyd a chofnodion o’r math o anghenion yr ydych am gael ein cymorth ni ar eu cyfer. Gall Stori hefyd gofnodi eich crefydd neu eich grŵp ethnig. Mae lluniau, recordiadau fideo a lluniau teledu cylch cyfyng ohonoch chi hefyd yn wybodaeth bersonol.

Sut a pham yr ydym yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol?

Rydym yn cael eich gwybodaeth bersonol oddi wrth y canlynol:

chi (e.e. trwy ffurflen gais neu asesu yr ydych wedi’i llenwi); neu
asiantaeth arall sydd wedi eich cyfeirio atom ni (e.e. Awdurdodau Lleol, Cymorth i Fenywod, yr Heddlu, ac ati)

Rydym yn casglu’r wybodaeth hon i’n helpu i wneud y canlynol:

darparu’r gwasanaethau yr ydych wedi gofyn amdanynt;
helpu i’ch cadw chi a’ch teulu yn ddiogel;
rhoi gwybod i’n comisiynwyr cyllid (e.e. Awdurdodau Lleol, Llywodraeth Cymru, Comisiynwyr Heddlu a Throsedd) ein bod yn cyflawni’r hyn y maent wedi gofyn i ni ei wneud yn unol â’n contractau â nhw.

Byddwn yn rhannu eich gwybodaeth â sefydliadau eraill dim ond pan fydd gennym reswm da dros wneud hynny. O dan amgylchiadau eithriadol, efallai y bydd yn rhaid i ni rannu’r wybodaeth yn ehangach na’r hyn yr ydym yn ei wneud fel arfer. Dyma rai enghreifftiau o’r modd yr ydym yn defnyddio eich data:

rydym yn defnyddio teledu cylch cyfyng i sicrhau bod y prosiect tai, lle yr ydych yn byw, yn ddiogel. Ni ddefnyddir teledu cylch cyfyng mewn ardaloedd preifat, er enghraifft yn eich fflat, ond yn hytrach mewn rhannau cymunedol yn unig.
mae’n rhaid i ni gofnodi rhywfaint o’ch gwybodaeth i’ch Awdurdod Lleol, e.e. mae’n rhaid i ni ddweud wrth y Tîm Cefnogi Pobl yn eich Awdurdod Lleol eich bod yn cael gwasanaethau gennym ni, neu roi gwybod iddynt hwy neu asiantaethau eraill (e.e. yr heddlu) a oes gennym unrhyw bryderon am eich lles chi neu’ch teulu.
efallai y byddwn yn defnyddio gwybodaeth am unrhyw orchmynion llys neu faterion troseddol sy’n ymwneud â chi, a hynny er mwyn eich diogelu chi a’ch teulu, neu denantiaid eraill os ydych yn byw yn un o’n heiddo a rennir.
pan fyddwch yn ein gadael, efallai y bydd yn rhaid i ni roi eich gwybodaeth i asiantaethau eraill, e.e. gallem rannu gwybodaeth am y gwaith yr ydym wedi’i gwblhau gyda chi er mwyn i’r asiantaeth newydd allu diogelu eich lles chi a’ch teulu, gan felly ddarparu’r gwasanaethau yr ydych wedi gofyn amdanynt.
os ydych yn dod o wlad arall, mae’n rhaid i ni sicrhau bod gennych yr hawl i aros yn y Deyrnas Unedig. Mae’n bosibl y bydd yn rhaid i ni ddarparu gwybodaeth i adran Fisâu a Mewnfudo y Deyrnas Unedig.
ar adegau, rydym yn defnyddio ymgynghorwyr, arbenigwyr a chynghorwyr eraill i’n cynorthwyo i lunio adroddiadau neu waith ymchwil yn ymwneud â’r modd y gallwn wella ein gwasanaethau. Mae’n bosibl y bydd yn rhaid i ni rannu eich gwybodaeth â nhw os bydd hynny’n berthnasol i’w gwaith, ond byddwn bob amser yn gofyn am eich cydsyniad yn gyntaf, ac ni fyddwn yn trosglwyddo unrhyw ddata personol iddynt os na fyddwch am i ni wneud hynny.
byddwn yn defnyddio ffotograffau neu glipiau fideo ohonoch chi dim ond ar gyfer ein gwefan, ein cylchlythyrau, neu ddeunyddiau cyhoeddusrwydd eraill ar ôl cael eich cydsyniad penodol ar gyfer hynny, a gallwch bob amser wrthod cydsynio.

Ein sail gyfreithlon dros brosesu eich gwybodaeth

Mae gan Stori yr hawl gyfreithlon i gasglu a defnyddio data personol sy’n ymwneud â’n cleientiaid, ein dysgwyr, ein defnyddwyr gwasanaeth, ein tenantiaid a’u teuluoedd. Efallai y byddwn hefyd yn cael gwybodaeth am y rhain gan asiantaethau eraill, er enghraifft yr Awdurdodau Lleol.

Rydym yn casglu ac yn defnyddio data personol er mwyn bodloni rhwymedigaethau cyfreithiol, gofynion contractiol a buddiannau cyfreithlon, fel y nodir yn y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol ac yng nghyfraith Cymru a’r Deyrnas Unedig.

Rhwymedigaeth Gyfreithiol

Dyma lle y mae ar Stori angen defnyddio eich gwybodaeth er mwyn cydymffurfio â’r gyfraith, er enghraifft i adrodd am bryder wrth y Gwasanaethau Plant. Efallai y bydd yn rhaid i ni hefyd ddatgelu eich gwybodaeth i sefydliadau trydydd parti, gan gynnwys y llysoedd, yr Awdurdodau Lleol neu’r heddlu, pan fydd yna ofyniad cyfreithiol arnom i wneud hynny. Yn benodol, mae gan Stori rwymedigaethau cyfreithiol i wneud y canlynol:

diogelu a hyrwyddo eich lles a’ch llesiant chi a’ch teulu, yn ogystal â lles y tenantiaid eraill sy’n byw yn yr un llety a rennir â chithau.
sicrhau bod pawb yn cael gwasanaeth teg ac anwahaniaethol.

Contract

Mae hyn yn golygu bod y gwaith o brosesu data personol yn angenrheidiol i gyflawni ein rhwymedigaethau contractiol i chi, ac eithrio pan fo’r gwaith o brosesu yn annheg i chi. Yn benodol, mae gan Stori rwymedigaethau contractiol â’r canlynol:

comisiynwyr a chyllidwyr ein gwasanaeth.
darparu’r gwasanaethau y mae’r cleientiaid, y dysgwyr, y defnyddwyr gwasanaeth a’r tenantiaid wedi gofyn amdanynt.

Buddiannau cyfreithlon

Mae hyn yn golygu bod y gwaith o brosesu data personol yn angenrheidiol ar gyfer ein buddiannau cyfreithlon, ac eithrio pan fo’r gwaith o brosesu yn annheg i chi. Yn benodol, mae gan Stori fuddiant cyfreithlon yn y canlynol:

hyrwyddo diben a gweithgareddau Stori.
rhedeg ein busnes yn effeithlon, a chynllunio ar gyfer y dyfodol.
ensuring that all of our relevant legal respsicrhau y cydymffurfir â phob un o’n cyfrifoldebau cyfreithlon perthnasol.

Pwy yr ydym yn rhannu eich gwybodaeth â nhw?

Rydym yn rhannu gwybodaeth cleientiaid, dysgwyr, defnyddwyr gwasanaethau neu denantiaid yn rheolaidd â’r canlynol:

asiantaethau sydd hefyd yn gweithredu ar eich rhan, e.e. Cymorth i Fenywod.
awdurdodau lleol, e.e. timau Budd-daliadau Tai a Chefnogi Pobl, ynghyd â gwasanaethau lles plant.
byrddau arholi, e.e. pan fyddwch yn ymgymryd â hyfforddiant tra byddwch yn cael cymorth gennym ni.

Ar adegau, gall eich data gael eu hanfon yn allanol at asiantaeth arall a fydd yn prosesu eich gwybodaeth (er enghraifft, os byddwn wedi gofyn i ymgynghorydd ddefnyddio eich gwybodaeth ar gyfer adroddiad). Fodd bynnag, bydd hyn yn digwydd dim ond ar ôl cael eich cydsyniad, oni bai y bydd y gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol i Stori rannu eich data. Pan fydd Stori yn anfon data yn allanol at brosesydd trydydd parti, disgwylir i’r asiantaeth dan sylw gynnal yr un safonau o ran diogelu data.

Am ba hyd yr ydym yn cadw eich gwybodaeth?

We will keep a record of the majority of your personal information for 7 years, however, in some circumstances we Byddwn yn cadw cofnod o’r rhan fwyaf o’ch gwybodaeth bersonol am saith mlynedd; fodd bynnag, o dan rai amgylchiadau, efallai y byddwn yn cadw eich gwybodaeth am gyfnod hwy. Byddwn yn cadw’r wybodaeth dim ond os byddai gennym reswm da dros wneud hynny, yn ogystal â’r hawl i’w chadw o dan y ddeddf diogelu data.

Pa benderfyniadau y gallwch eu gwneud am eich gwybodaeth?

Gallwch wneud amryw benderfyniadau am eich gwybodaeth.

Eich hawliau yw:

os yw’r wybodaeth yn anghywir, gallwch ofyn i ni ei chywiro;
gallwch ofyn pa wybodaeth sydd gennym amdanoch chi, a chael copi ohoni. Byddwn hefyd yn rhoi gwybodaeth ychwanegol i chi, er enghraifft gwybodaeth yn ymwneud â pham yr ydym yn defnyddio eich data personol, o ble y daeth y data, a pha fath o bobl neu sefydliadau y gallem fod wedi anfon y data atynt;
gallwch ofyn i ni ddileu’r wybodaeth sydd gennym amdanoch chi o dan amgylchiadau arbennig, e.e. pan nad oes arnom angen yr wybodaeth mwyach;
gallwch ofyn i ni, neu sefydliad arall, anfon rhai mathau o wybodaeth bersonol amdanoch chi atoch, a hynny mewn fformat y gall cyfrifiadur ei ddarllen;
gall ein defnydd o’ch gwybodaeth fod o dan gyfyngiadau mewn rhai achosion, e.e. os byddwch yn dweud wrthym fod yr wybodaeth yn anghywir, yna dim ond at ddibenion cyfyngedig y gallwn ei defnyddio tra byddwn yn gwirio ei chywirdeb;
ile bo’r gwaith o brosesu eich data yn dibynnu ar eich cydsyniad, bydd gennych yr hawl i dynnu’r cydsyniad hwnnw yn ôl ar unrhyw adeg.

Os oes gennych unrhyw bryderon am y modd y mae Stori yn casglu neu’n defnyddio eich data personol, gallwch eu trafod â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth. Gellir cysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth ar 0303 123 1113, neu trwy ymweld â’r wefan, ico.org.uk.